A todo momento o empreendedor está gastando dinheiro, recebendo dinheiro e está tomando decisões baseadas no dinheiro, isso faz parte de sua rotina. Então, é natural que as finanças recebam muita atenção dos empreendedores, não é mesmo?
Saiba que na prática não é bem assim. Um dos erros mais comuns de quem abre uma empresa, é ficar responsável por inúmeras funções operacionais e acabar esquecendo ou não dando tanta importância ao controle financeiro.
Não é raro ver empresas que sempre estão vendendo, tem uma boa equipe, um bom produto, porém mal conseguem pagar as contas e vira e mexe recorrem à empréstimos. As vezes, uma breve atenção às finanças bastaria para identificar e corrigir essa situação. Então veja algumas dicas para lhe ajudar a não cometer o mesmo erro e manter um bom controle financeiro:
Para começar
Antes de tudo, para se criar qualquer controle é necessário ter dados para serem controlados. Então anote todos os recebimentos, gastos, vendas a prazo, compras a prazo, empréstimos contraídos, etc. - estas anotações serão seus dados. O importante é fazer disso um hábito e o integrar o ato de anotar em sua rotina na empresa, pois de nada adianta ter um controle se você não o mantem atualizado.
Organizar e Analisar
Existe vários tipos de controles financeiros, por isso é importante definir quais você utilizará e então, criá-los de maneira separada, para uma melhor organização. Os controles financeiros essenciais são:
Controle de Caixa - aqui você registra todas as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa. Com isso, você consegue saber de onde veio e para onde foi todo o dinheiro e também visualizar de maneira rápida qual o valor que a empresa tem disponível naquele momento. É uma ferramenta a ser utilizada para auxiliar as decisões do dia a dia.
Controle de contas a receber - através deste controle, você registra as datas, as origens e os valores que você tem a receber. Com isso, você consegue realizar inúmeras análises que vão lhe ajudar a administrar sua empresa, como por exemplo:
saber quanto de inadimplência você tem;
quem são esses clientes inadimplentes;
quanto você tem a receber;
quando você deve receber esses valores.
Controle de contas a pagar - neste controle você deve registrar os gastos que você fez a prazo, anotando as datas de vencimento, número de parcelas, identificando o destino do pagamento e também o valor de cada um destes gastos. Isso vai lhe permitir, por exemplo:
Saber qual o valor total de suas contas a pagar;
Estabelecer prioridades de pagamento;
Monitorar o vencimento dos gastos para não perder os prazos de pagamento, evitando assim juros e multas ou então obtendo descontos;
Fluxo de caixa - esta é com certeza, uma das ferramentas mais poderosas de qualquer empresa. Este controle é uma junção dos controles mencionados acima. Aqui você deve registrar todas as movimentações financeira já realizadas e também as que ainda serão realizadas (contas a pagar e a receber). Através desta ferramenta, você consegue obter previsões e identificar a origem de diversos problemas, como por exemplo:
Identificar as melhores datas de recebimento, para que tenha dinheiro suficiente para pagar as despesas que vencerão. Para ficar mais claro, imagine que a maioria das contas da sua empresa vencem no dia 10, sendo assim, é possível saber que a melhor data para recebimento seria na primeira semana do mês, para que no dia 10, você tenha dinheiro disponível para pagar as contas;
Saber se possui capacidade de arcar com algum novo gasto;
Prever se terá caixa disponível para realizar alguma aplicação financeira;
Prever se será necessário realizar algum empréstimo, para cobrir a necessidade de caixa - e assim ter tempo hábil para encontrar opções com juros menores;
Saber se o total a receber é maior que o total a pagar;
Verificar a viabilidade de realizar alguma promoção ou ajuste no preço;
Saber se a empresa está financeiramente bem ou mal.
Como você pôde observar, a quantidade de informações fornecidas por estes controles é gigantesca e impacta diretamente a maneira como você conduz sua empresa.
Ter essas informações a um clique de distância vai facilitar muito a sua tomada de decisão, tanto no dia a dia, ao definir a data de recebimento de uma determinada venda, quanto no seu planejamento estratégico, ao analisar o melhor momento para realizar um novo investimento.
Busque ajuda
Você não precisa fazer tudo sozinho. A tecnologia pode e deve ser sua grande aliada. Existem vários softwares, como o ZeroPaper ou ContaAzul, que podem lhe auxiliar no controle financeiro de sua empresa. Basta alimentá-los com as informações corretas e sempre mantê-los atualizados para que você obtenha os dados que precisa de maneira automática.
Mas lembre-se, é preciso ter conhecimento para converter esses dados em resultados na sua empresa. Por isso, uma boa dica é buscar ajuda. O SEBRAE fornece vários serviços gratuitos e pagos, voltados para auxiliar o empreendedor na gestão de sua empresa. Outra opção de ajuda é encontrar especialistas, como uma contabilidade ou uma consultoria empresarial, que realizem uma análise mais aprofundada e possam fornecer soluções sob medida para o seu caso.
